Todos os anos, os CTOs ou empresas que procuram expandir os seus projetos de software gastam milhares de dólares em serviços profissionais de TI. Embora alguns dependam de equipes internas, outros precisam contratar especialistas externos para atingir seus objetivos de negócios. Esta necessidade levou à enorme popularidade da terceirização de TI: de acordo com a Grand View Research , o mercado global atingirá 1.921,33 bilhões de dólares até 2030.

Na verdade, a terceirização de TI pode proporcionar o sucesso desejado se o contratante for bem escolhido. É aí que uma RFP detalhada (Solicitação de Propostas) para desenvolvimento de software pode oferecer valor tático e estratégico. Feito corretamente, uma RFP atraente atrai fornecedores de qualidade e minimiza as armadilhas, para que você obtenha produtos que tragam resultados tangíveis para sua organização.

Quer escrever uma RFP para desenvolvimento de software profissionalmente, mas precisa de mais esclarecimentos? Especialistas relevantes irão guiá-lo em todas as etapas do processo de RFP, aproveitando nossa experiência de nove anos no desenvolvimento de softwares.

Índice

• O que é uma RFP para desenvolvimento de software?
  • Quais são as diferenças entre RFP, RFQ e RFI?
• Principais etapas do processo de RFP
  • Fase de descoberta
  • Preparar RFP 
  • Distribuir RFP entre fornecedores
  • Propostas de pontuação e lista restrita
  • Selecione o melhor fornecedor e envie o contrato
• O que deve ser incluído em uma RFP?
  • 1. Declaração de propósito
  • 2. Descrição da empresa
  • 3. Visão geral e objetivos do projeto
  • 4. Escopo e resultados do projeto
  • 5. Estrutura e requisitos da licitação
  • 6. Cronograma de resposta
  • 7. Pontos de contato
• Modelo de RFP simples para desenvolvimento de software
• Considerações finais

O que é uma RFP para desenvolvimento de software?

A RFP é um documento que descreve os detalhes de um projeto e solicita propostas e ideias dos fornecedores. Na indústria de TI, é utilizado quando uma empresa precisa terceirizar um projeto que está além de suas capacidades internas, mas é crucial para o sucesso de seu negócio.

Uma solicitação de proposta clara traz muitos benefícios para o projeto de TI e para a empresa interessada nele. O documento corretamente preparado oferece o seguinte:

• Cumprimento rigoroso de todos os requisitos do projeto de software
• Transparência e objetividade do processo de desenvolvimento de software
• Redução dos riscos associados à seleção de fornecedores e ao processo de criação de produtos
• Chance de encontrar a empresa de desenvolvimento de software certa para o projeto
• Economize tempo e orçamento durante a implementação do projeto

Finalmente, um documento de RFP bom e benéfico torna mais fácil para você e seu fornecedor em potencial criar um relacionamento comercial de longo prazo e atender às expectativas um do outro. 

Quais são as diferenças entre RFP, RFQ e RFI?

Às vezes, uma RFP é confundida com uma Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de Informações (RFI). Mas, na verdade, RFQ e RFI são subconjuntos de RFPs que representam o primeiro nível de propostas para resolver um problema comercial ou necessidade de projeto.

RFI é um documento que contém informações escritas ou esclarecimentos sobre as capacidades de vários fornecedores para fins comparativos. O RFI é utilizado para coletar informações para comparação e para ajudar a tomar uma decisão de negócios sobre o melhor candidato. Normalmente é mesclado com Solicitação de Propostas e Solicitação de Cotações (RFQs) para solicitar fornecedores potenciais sobre sua estratégia, habilidades e capacidades.

A RFP e a RFI são empregadas nos estágios iniciais da seleção do fornecedor, sendo a RFI geralmente enviada antes da RFP. O formato da RFI varia de acordo com os detalhes que o cliente procura, enquanto a RFP vai além das informações básicas e exige uma descrição específica dos resultados desejados.

Principais etapas do processo de RFP

O desenvolvimento de software RFP é uma prática mundial, mas não existe um padrão único que se adapte a todas as organizações. Do ponto de vista de um amador, existem inúmeras maneiras de errar. Portanto, vamos percorrer juntos o processo de RFP, garantindo que você esteja confiante em sua capacidade de compilar esse documento comercial crucial em qualquer lugar.

Fase de descoberta

A fase de descoberta com as principais partes interessadas é a primeira etapa do processo de RFP. Você está procurando três coisas:

• O que você precisa para criar uma RFP? Estabeleça limites do projeto, desenvolva um cronograma realista e inclua um orçamento estimado.
• Quem executará e gerenciará o processo de RFP? Esses indivíduos devem ter o conhecimento organizacional e de projeto necessário para preencher uma RFP detalhada e avaliar adequadamente as propostas apresentadas.
• Como isso afetará a empresa? Considere como essa decisão pode afetar projetos em andamento, seu orçamento organizacional e seus relacionamentos com equipes internas e fornecedores terceirizados.
• Quem escreverá a RFP para desenvolvimento de software? O criador da RFP deve conhecer a metodologia Ágil , ter um entendimento claro do projeto e ser bom na tomada de decisões. O Gerente de Produto pode assumir esta tarefa com a ajuda de especialistas relevantes. Além disso, pode ser o proprietário do produto, gerente de projeto ou analista de negócios. Designe um especialista e forneça-lhe acesso a todos os aconselhamentos técnicos.

Dica. Nesta reunião, discuta as metas gerais de negócios que você poderia atingir com este projeto e seu orçamento estimado. Você também precisará decidir como avaliar diferentes fornecedores e quais categorias são as principais prioridades para suas necessidades, como segurança, velocidade de implementação, funcionalidade do projeto, etc. Para transparência e justiça, os critérios de avaliação devem ser acordados antes de enviar a RFP .

Preparar RFP 

A próxima etapa é a elaboração propriamente dita da RFP. É a parte mais crucial do processo, pois uma RFP bem elaborada é essencial para identificar as questões que você deve abordar. Quanto mais abrangente for o documento, melhor, pois permitirá que os potenciais fornecedores compreendam o problema de forma mais completa e, ao mesmo tempo, ofereçam soluções mais eficazes.

Dica. Observe vários exemplos de RFP para garantir que todos entendam a aparência do produto final. Em seguida, pesquise ideias de modelos que possam ajudá-lo a começar a esboçar.

Distribuir RFP entre fornecedores

Você tem algumas opções aqui: você pode postar a RFP em seu site e notificar possíveis fornecedores sobre ela; você pode publicá-lo em vários sites de RFP e serviços online; ou você pode entrar em contato diretamente com os fornecedores e enviar a RFP para eles. 

Dica. Limite o grupo de candidatos para concentrar esforços. Inclua apenas aqueles que têm alta probabilidade de sucesso.

Propostas de pontuação e Restrição de requisitos

Ao receber respostas, use seu próprio padrão de pontuação para avaliar os fornecedores, eliminando aqueles que não atendem aos seus requisitos. O processo inclui identificar pontos fortes entre os fornecedores e selecionar aqueles com as pontuações mais altas. 

Dica. Esclareça quaisquer dúvidas que possam surgir dos fornecedores durante o prazo de resposta. Depois de fechado, você não precisará responder aos fornecedores até que você decida.

Selecione o melhor fornecedor e envie o contrato

Assim que a janela de resposta fechar, compare os fornecedores selecionados para fazer uma escolha. Verifique todas as suas referências de contacto e avaliações, garantindo a consistência entre o que partilham e o que dizem os seus clientes. Entre em contato com os fornecedores se reuniões ou materiais adicionais ajudarem você a escolher.

Dica. Depois de restringir a dois ou mais melhores participantes, negocie entre eles, fixando um preço e um contrato com sua escolha final. No final, avise os não vencedores e conte por que você decidiu não comprar o produto ou serviço deles.

O que deve ser incluído em uma RFP?

O software RFP é composto por vários componentes principais que formam seu núcleo. Juntos, esses componentes constituem uma oferta abrangente e eficaz. Vamos examinar isso em profundidade.

1. Declaração de propósito

Comece a RFP com uma explicação breve e clara do motivo pelo qual você está se referindo ao fornecedor. Formule uma ideia geral do que precisa ser feito em algumas frases. 

2. Descrição da empresa

Será um bom negócio começar com o resumo executivo da sua empresa. Conte mais sobre o que sua empresa faz, seus valores fundamentais, o que você representa e quem são seus clientes. Isso ajudará os fornecedores a entender não apenas seu projeto, mas também sua visão. 

3. Visão geral e objetivos do projeto

Torne esta seção altamente detalhada; permite que os fornecedores saibam o que você está procurando e se eles podem atender a essas necessidades. Lembre-se: quanto mais específico você for, melhor será a qualidade dos lances recebidos. Recomendamos começar com as seguintes perguntas:

• Qual é a missão da sua empresa relacionada a este projeto?
• Qual é sua ideia?
• Como será?
• Quais processos você gostaria de melhorar ou automatizar?
• Quem usará o produto final?
• Que falhas existem na sua solução atual?
• Você vê algum obstáculo potencial (por exemplo, uma pilha de tecnologia desatualizada)?

4. Escopo e resultados do projeto

Esta será a parte mais longa e detalhada da sua RFP. Os representantes da empresa de software formarão uma proposta válida e calcularão o custo com base nos detalhes aqui especificados. Portanto, é essencial fornecer detalhes específicos para o seguinte:

4.1. Requisitos de infraestrutura do projeto

O que seu projeto precisa para garantir confiabilidade, segurança e disponibilidade? Isso definirá a infraestrutura que você precisa. Aqui, você precisará delinear algumas coisas:

• Para soluções auto-hospedadas, qual é a sua infraestrutura atual?
• Que mudanças você fará em suas redes e sala de servidores?
• O que você precisa de uma solução hospedada pelo desenvolvedor?
• Como as preocupações de segurança física e de dados precisarão ser abordadas?
• E quanto às proteções à propriedade intelectual?
• Como o acesso pode ser limitado?

4.2. Requisitos do produto

Como seu produto funcionará? Tente pensar em termos de 

• A experiência do usuário
  Escreva sobre o que o usuário verá e poderá fazer. Por exemplo, “O usuário deve poder modificar suas preferências por meio de seu perfil”.
• Capacidades do produto
  Escreva sobre habilidades relacionadas ao sistema. Por exemplo, “O sistema deve enviar uma mensagem ao gerente do armazém quando o pedido exceder 500 unidades”.
• Simplificação e otimização
  Detalhe coisas que devem ser automatizadas para que os usuários não precisem realizar ações específicas. Por exemplo, “O sistema deve enviar automaticamente um e-mail de confirmação para cada pedido”.
• Detalhes da entidade
  Estas são as características de cada entidade no novo empreendimento. Por exemplo, a entidade “Tíquete de Atendimento” deverá ter os seguintes atributos: nome do cliente, número do cliente, carimbo de data e hora, explicação do problema, agente designado, classificação de urgência, representante técnico e resolução.
• Orientação para processos
  Mencione quaisquer processos que precisam acontecer, mesmo que não sejam vistos ou conduzidos pela ação do usuário. Por exemplo, “O sistema deve sincronizar pedidos manuais com pedidos online todas as noites”.

4.3. Requisitos de gerenciamento de projetos

Esta parte permite esclarecer como o fornecedor gerenciará seus projetos de software. Além disso, é essencial perguntar sobre as ferramentas de gerenciamento de projetos ou sugerir outras sem as quais você não consegue imaginar o processo (por exemplo, Asana, Trello ou Slack).

Se preferir metodologias ágeis, pergunte qual processo o fornecedor de TI implementará em seu projeto. As opções incluem Scrum, Kanban, Lean, etc. Além disso, pergunte se o fornecedor de TI fornecerá um gerente dedicado para o seu projeto.

4.4. Requisitos de garantia de qualidade

É uma parte importante do processo de entrega de software porque, com um processo robusto de garantia de qualidade, seu fornecedor pode entregar software perfeito. Seria melhor se você esclarecesse previamente o seguinte com seu fornecedor de software:

• Abordagem de teste e ferramentas usadas pelo fornecedor
• Como o fornecedor ajustará o processo de teste para o seu projeto
• O processo de comunicação entre você e a equipe do fornecedor

4.5. Requisitos de estrutura da equipe

Em relação à estrutura da equipe, você deve determinar quais especialistas de domínio, desenvolvedores, designers de UI/UX, especialistas em segurança, analistas de sistema e outros membros da equipe são necessários para atingir os objetivos do projeto. Se sua equipe tiver os conhecimentos necessários, eles poderão cooperar com a equipe do fornecedor. Mas se o fornecedor não tiver alguns especialistas necessários, contratá-los poderá levar mais tempo. Este também é um bom momento para discutir se você está interessado em colaboração totalmente remota, equipes dedicadas ou híbrida.

5. Estrutura e requisitos da licitação

Quais informações você precisa dos fornecedores para decidir? Há alguma restrição que você deseja impor às empresas que respondem à sua solicitação? Forneça instruções detalhadas sobre as informações necessárias de cada empresa de software. Se todos os fornecedores lhe enviarem as mesmas informações, estruturadas da mesma maneira, você poderá realizar uma comparação lado a lado. Aqui está um exemplo dos dados comumente incluídos:

• Nome da empresa e histórico
• Localização
• Preferências de gerenciamento de projetos
• Qualificações dos membros da equipe
• Um plano de projeto preliminar
• Uma visão do produto final
• Estratégias para manutenção e suporte
• Detalhamento de custos 
• Referências

6. Cronograma de resposta

Lembre-se que preparar uma proposta de qualidade com todos os componentes que são mais importantes para você é uma tarefa difícil, por isso certifique-se de dar tempo suficiente aos prestadores de serviço para montá-los. Normalmente, o tempo estimado é de 30 (para projetos bastante simples) a 60-120 dias (para projetos extremamente desafiadores). Definir os termos das diferentes fases do pedido de propostas, nomeadamente:

• Prazo para apresentação de propostas formais
• Data de notificação dos candidatos finais
• O intervalo de datas das entrevistas iniciais e finais
• Prazo para seleção de candidatos

7. Pontos de contato

Ao analisar seus requisitos, os fornecedores podem ter perguntas adicionais para esclarecer as especificações do projeto. Informe aos potenciais fornecedores como eles podem entrar em contato com você. Se você deseja receber RFPs para um e-mail específico, especifique-o nesta seção.

Modelo de RFP simples para desenvolvimento de software

Os modelos podem ser úteis para criar rapidamente sua RFP do zero, pois já contêm todos os campos obrigatórios que só precisam ser preenchidos. Aqui está um exemplo de solicitação de modelo de proposta de desenvolvimento de software.

Considerações finais

O valor da RFP para o desenvolvimento de software é inegável no ambiente competitivo atual. Tornou-se uma ferramenta para identificar e estabelecer parcerias com uma empresa de software forte como a Mind Consulting.

Nossa experiência de mais de nove anos no mercado mostra que construímos parcerias fortes e eficazes, prestando serviços de desenvolvimento de software da mais alta qualidade. Lidamos com coerência com cada projeto e entregamos soluções de primeira classe de acordo com os requisitos da RFP.

Com um estilo de negócios dedicado, uma abordagem focada no cliente e uma equipe experiente, podemos impressionar e reter clientes, demonstrando a mais alta qualidade em serviços de desenvolvimento de software. Ajudamos as empresas a capturar todas as operações comerciais significativas, oferecer uma variedade de modelos de trabalho, incluindo aumento de equipe e equipes dedicadas, e construir colaboração produtiva. Entre em contato com nossa equipe para dar andamento aos seus projetos.